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Chatbot Terminbuchung

Qualifizierung, Slot, Bestätigung, Erinnerung — kein Telefon, kein E-Mail-Pingpong.

Das Problem

Einen Termin zu buchen heißt aus Kundensicht oft drei E-Mails oder ein frustrierender Anruf: Was haben Sie am Donnerstag? Oh nein, ich kann nicht… Und Freitag Nachmittag?

Auf Profi-Seite verschwendete Zeit für Kalenderabgleich und kurzfristige Absagen.

Ein Buchungs-Chatbot qualifiziert die Anfrage, schlägt die passenden Slots vor, sendet Bestätigung und Erinnerungen und verwaltet Absagen — Ende-zu-Ende, in wenigen Minuten.

So funktioniert es
Schritt 01

Qualifizierung

Termintyp, Dringlichkeit, benötigte Dauer, vorzubereitende Unterlagen.

Schritt 02

Slots

An Ihren echten Kalender angebunden, mit Geschäftsregeln (nicht nach 17 Uhr, nicht mittwochs…).

Schritt 03

Bestätigung

E-Mail + SMS, .ics-Datei, Videolink generiert wenn relevant.

Schritt 04

Erinnerungen

T-1 und H-2. Automatisches Handling von Verschiebungswünschen.

Drei Varianten

Derselbe Service, drei Profile, drei Stacks

Medizinische / paramedizinische Praxis

Mehrere Behandelnde, Konsultationsarten (Erstbesuch, Folge, Notfall).

Cal.comOpenAIWhatsApp BusinessDoctolib
Ergebnis

No-Show-Rate durch 3 geteilt. Empfang konzentriert sich auf Willkommen und Schlichtungsfälle.

Selbstständiger Berater

Discovery Calls + bezahlte Sessions. Zahlung vor Slot-Blockade einzuziehen.

CalendlyStripeClaude 4.7Zoom
Ergebnis

Null verlorene Zeit für Kalenderverwaltung. Zahlungen bei Buchung für bezahlte Sessions eingezogen.

Immobilienagentur

Besichtigungen mit Eigentümer, Mietinteressenten, Gutachter abzustimmen.

Google Calendar APIPythonGPT-5.5Twilio
Ergebnis

Besichtigungen in 5 Min organisiert, ohne 4 Personen zurückzurufen. Alle Beteiligten per SMS informiert.

Was sich ändert
  • 30 bis 60 Min pro Tag gewonnen am Empfang, je nach Volumen.
  • Reibungsloses Kundenerlebnis mit automatischen Erinnerungen.
  • No-Show-Rate dank SMS-Erinnerungen um 15 bis 30 % gesenkt.
  • An Ihren bestehenden Kalender angebunden: keine neue Software zu lernen.