Automatische Dokumenten-Erfassung
Rechnungen, Aufträge, Verträge, gescannte PDFs — gelesen und ohne Doppelerfassung in Ihre Tools eingespielt.
In einem KMU ist Doppelerfassung allgegenwärtig. Eine Lieferantenrechnung kommt als PDF. Jemand liest sie, klickt sich in die Buchhaltung, erfasst sie, legt das Original ab, archiviert die Mail. 3 bis 5 Minuten pro Dokument.
Aufs Monat gerechnet sind das ganze Tage geringwertiger Arbeit. Plus Erfassungsfehler und Verzögerungen, die Lieferantenbeziehungen belasten.
Die automatische Erfassung liest jedes Dokument — sauberes PDF, Handy-Foto, zerknitterter Scan — extrahiert strukturierte Daten und spielt sie direkt in Ihr Tool ein.
Erfassung
Dedizierte Mailbox, gemeinsamer Ordner, WhatsApp-Drop, Multifunktionsscanner — alles funktioniert.
Erkennung
OCR + KI-Vision zum Lesen von Rechnungen, Aufträgen, Verträgen — unabhängig vom Layout.
Strukturierung
Extraktion der relevanten Felder: Lieferant, Beträge, Daten, Rechnungsnummer, MwSt., Referenzen.
Einspielung
Direkter Push in Pennylane, Sage, Cegid, Airtable oder jedes Tool mit API.
Derselbe Service, drei Profile, drei Stacks
Steuerberatungskanzlei
Mandanten schicken ihre Lieferantenrechnungen unsortiert. 300 bis 800 Belege pro Monat und Portfolio.
Vorerfassung zuverlässig zu 95 %. Die Mitarbeitenden bearbeiten nur Ausnahmen, kodieren und validieren den Rest.
Industrie-Gießerei · 120 Mitarbeiter
Bestellungen per Mail, Fax, EDI. Rund 20 verschiedene Formate je nach Kunde.
Fertigungsaufträge automatisch im ERP angelegt. Wareneingang-zu-Produktion-Zeit durch 3 geteilt.
Gemeinde · 3.000 Einwohner
Lieferantenrechnungen, Verfügungen, Beschlüsse in das Fachverfahren Berger-Levrault zu übernehmen.
Erfassungen vom Finanzbeamten am Tagesende kontrolliert, Anweisung vorbereitet.
- → Bearbeitung einer Rechnung: 4 Minuten → 10 Sekunden menschliche Validierung.
- → Erfassungs-Fehlerquote durch 10 geteilt: KI ermüdet nicht zum Monatsende.
- → Funktioniert mit unvollkommenen Scans, Smartphone-Fotos, erzeugten und gescannten PDFs.
- → Messbarer ROI in 2 bis 4 Monaten je nach Volumen.
Reden wir darüber.
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Der vollständige Katalog: 14 Familien, 3 technische Blickwinkel. Um zu sehen, was KI in Ihrem Unternehmen abnehmen kann.
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Vier Formeln: Express-Audit, Pauschalprojekt, monatliche Begleitung, punktueller Einsatz. Kostenloses Angebot innerhalb von 48 Stunden.
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